JinQinsight privacyverklaring

Versie: 1.1
Ingangsdatum: 1-8-2026

1. Wie is JinQinsight (JQ)?

JQ is een digitaal absentie- en triageplatform dat werkgevers ondersteunt bij de eerste verwerking van absentiemeldingen. Het platform helpt werkgevers om absentiemeldingen op een uniforme, zorgvuldige en privacy vriendelijke wijze af te handelen.

JQ verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het registreren van absentiemeldingen en het bepalen van de juiste vervolgroute. Het platform verwerkt geen medische diagnoses, klachten, behandelingen of andere medische inhoud.

Verwerkingsverantwoordelijke

JinQinsight B.V.

KvK-nummer: 42062165

E-mail: admin@jinqinsight.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerkt JQ?

Afhankelijk van de dienstverlening verwerkt JQ uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de werkgever.

Dit betreft onder andere:

• naam van de werknemer; 
• prive e-mailadres; 
• werkgever; 
• afdeling of team; 
• datum en tijd van de absentiemelding; 
• de geselecteerde absentiecategorie; 
• gebruikers- en autorisatiegegevens; 
• loggegevens die noodzakelijk zijn voor beveiliging en controle. 

JQ verwerkt geen vrije tekstvelden waarin medische informatie kan worden opgenomen.

3. Welke absentiecategorieën kent JQ?

Een werknemer kan uitsluitend kiezen uit vooraf vastgestelde categorieën:

onveiligheid; 

• conflict;
• mantelzorg;
• privé-omstandigheden;
• ontevredenheid over werkzaamheden;
• ziek;

Door uitsluitend met vooraf gedefinieerde categorieën te werken voorkomt JQ dat onnodige persoonsgegevens of medische informatie worden verwerkt.

4. Hoe gaat JQ om met medische meldingen?

Wanneer een werknemer de categorie "ziek" selecteert, wordt de melding automatisch aangemerkt als een medische melding.

JQ gebruikt deze selectie uitsluitend om de werknemer naar de arbodienst of de door de werkgever aangewezen medische dienstverlener te verwijzen.

JQ vraagt geen medische toelichting. JQ verwerkt geen diagnose. JQ verwerkt geen klachten. JQ verwerkt geen informatie over behandelingen of beperkingen.

De verdere behandeling van de medische melding vindt uitsluitend plaats door de arbodienst overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving.

Wanneer een werknemer in de beslisboom vertrouwenspersoon aanvinkt zal er ook een “valse” melding als zijnde ziek naar werkgever gaan. Dit is ter bescherming van de werknemer.

5. Niet-medische absentiemeldingen

Wanneer een werknemer kiest voor: onveiligheid, conflict, mantelzorg, privé-omstandigheden, ontevredenheid over werkzaamheden ondersteunt JQ de werkgever met praktische adviezen over mogelijke vervolgstappen.

Deze adviezen ondersteunen uitsluitend de besluitvorming van de werkgever. De werkgever blijft altijd zelf verantwoordelijk voor de uiteindelijke beoordeling en eventuele vervolgacties.

6. Waarom verwerkt JQ persoonsgegevens?

JQ verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor:

• het registreren van absentiemeldingen; 
• het routeren van medische meldingen naar de arbodienst; 
• het ondersteunen van werkgevers bij de afhandeling van niet-medische absentiemeldingen; 
• het beveiligen van het platform; 
• het beheren van gebruikersaccounts; 
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen. 

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor marketing, profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

7. Rechtsgrondslag

JQ verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van de rechtsgrondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor de dienstverlening aan werkgevers vindt verwerking plaats omdat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de werkgever, voor zover toegestaan onder de AVG.

8. Wie heeft toegang?

Binnen JQ hebben uitsluitend geautoriseerde personen toegang tot persoonsgegevens. Dit betreft uitsluitend:

• aangewezen leidinggevenden; 
• HR-medewerkers; 
• systeembeheerders (administrators). 

Toegang wordt uitsluitend verleend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Werknemers hebben geen toegang tot het JQ-platform.

9. Beveiliging

JQ neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, onrechtmatige verwerking, wijziging en vernietiging. Deze maatregelen zijn afgestemd op de aard van de verwerking, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de risico's voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, overeenkomstig artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De beveiligingsmaatregelen omvatten onder meer:

• hosting binnen de Europese Economische Ruimte (EER) via Exoscale;
• versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS) en opslag;
• meerfactorauthenticatie (MFA) voor applicatiebeheerders;
• rolgebaseerde autorisaties op basis van het need-to-know-principe;
• logging en monitoring van beveiligingsrelevante gebeurtenissen;
• periodieke beveiligingsupdates en patchmanagement;
• versleutelde back-ups en herstelprocedures;
• monitoring en afhandeling van beveiligingsincidenten.

JQ evalueert de getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek en past deze waar nodig aan op basis van technologische ontwikkelingen, wijzigingen in wet- en regelgeving en nieuwe beveiligingsrisico's.

10. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of zolang de wet dit voorschrijft.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd.

11. Delen van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

Bij een medische melding wordt uitsluitend de noodzakelijke informatie doorgeleid naar de arbodienst.

Daarnaast maakt JQ gebruik van zorgvuldig geselecteerde IT-dienstverleners die persoonsgegevens uitsluitend verwerken in opdracht van JQ en met wie verwerkersovereenkomsten zijn gesloten.

12. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben het recht om:

• inzage te vragen in hun persoonsgegevens; 
• persoonsgegevens te laten corrigeren; 
• verwijdering te verzoeken indien de wet dit toestaat; 
• bezwaar te maken tegen de verwerking; 
• beperking van de verwerking te verzoeken; 
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Verzoeken kunnen worden gericht aan: admin@jinqinsight.nl

13. Wijzigingen

JQ kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer wetgeving of de dienstverlening daartoe aanleiding geeft.

De meest actuele versie wordt beschikbaar gesteld via de organisatie die gebruikmaakt van JQ.